Fluxo de caixa projetado: como montar o da sua empresa

Sabe aquela segunda-feira em que você abre o banco e percebe que o saldo não cobre a folha de sexta? O dinheiro não sumiu de repente. Ele foi saindo aos poucos, enquanto um cliente grande atrasava, um fornecedor antecipava a cobrança e uma compra maior caía no mesmo mês. Tudo estava escrito em algum lugar. Só faltava alguém juntar as peças e olhar para a frente.

É isso que o fluxo de caixa projetado faz. Ele pega o saldo de hoje, soma o que você tem a receber, tira o que tem a pagar e mostra, semana a semana, como o caixa vai ficar. Quando o aperto aparece na projeção com um mês de antecedência, ainda dá para negociar, adiar uma compra ou cobrar quem está devendo. Quando aparece no extrato, só resta correr atrás de empréstimo.

Neste artigo a gente mostra como montar o seu, passo a passo, sem precisar ser do financeiro.

Fluxo de caixa realizado e projetado não são a mesma coisa

Muita empresa diz que "tem fluxo de caixa" quando, na verdade, tem um extrato organizado. É o fluxo realizado: o que já entrou e o que já saiu. Ele é importante, mostra para onde o dinheiro foi, mas não avisa nada sobre o futuro.

O projetado é outro instrumento. Ele responde perguntas como:

• Vai sobrar dinheiro para a compra de estoque do mês que vem?
• Em qual semana o caixa fica mais apertado?
• Se aquele cliente atrasar de novo, quanto tempo a empresa aguenta?
• Dá para pagar o fornecedor à vista e pegar o desconto?

Também não é o mesmo que lucro. A empresa pode fechar o mês no azul no resultado e, mesmo assim, ficar sem caixa, porque vendeu a prazo e pagou à vista. Se essa diferença ainda confunde, vale ler faturamento não é lucro: as 3 contas que todo dono confunde.

Como montar o fluxo de caixa projetado passo a passo

Você não precisa de nada sofisticado para começar. Precisa de dados confiáveis e de uma rotina.

1. Comece pelo saldo real de hoje

Some o saldo de todas as contas bancárias e do caixa físico. Use o número do banco, não o do sistema ou da planilha, se os dois não baterem. A projeção inteira parte daqui, então um saldo inicial errado contamina todo o resto.

2. Liste as entradas previstas

Coloque cada recebimento na semana em que ele deve cair na conta, não na data da venda:

• Boletos e duplicatas a receber, com o vencimento.
• Vendas no cartão, na data em que a operadora repassa o dinheiro.
• Parcelas de contratos e mensalidades.
• Outras entradas conhecidas, como a venda de um bem ou um aporte.

Seja conservador. Se um cliente costuma pagar com dez dias de atraso, projete com dez dias de atraso. A projeção existe para mostrar a realidade, não o cenário ideal.

3. Liste as saídas previstas

Aqui entra tudo o que vai sair, também na data do pagamento:

• Fornecedores e boletos já lançados.
• Folha de pagamento, encargos e benefícios.
• Impostos, com as datas de vencimento que o seu contador informar.
• Aluguel, energia, internet, sistemas e outras despesas fixas.
• Parcelas de empréstimos e financiamentos.
• Compras que você já sabe que vai fazer, mesmo que o pedido ainda não exista.

As despesas fixas são fáceis de esquecer justamente porque se repetem. Coloque todas, mesmo as pequenas.

4. Calcule o saldo semana a semana

A conta é simples: saldo do início da semana, mais entradas, menos saídas, igual ao saldo do fim da semana. Esse saldo final vira o inicial da semana seguinte.

Um exemplo só para ilustrar. Você começa a semana com R$ 30 mil. Estão previstos R$ 45 mil de recebimentos e R$ 52 mil de pagamentos. A semana termina com R$ 23 mil. Na semana seguinte entram R$ 20 mil e saem R$ 38 mil, porque é semana de folha. O saldo cai para R$ 5 mil. Sem a projeção, você descobriria isso na sexta. Com ela, descobre com duas semanas de folga.

5. Defina um saldo mínimo

Escolha um valor abaixo do qual o caixa não deveria ficar, uma espécie de colchão para imprevistos. Toda semana em que a projeção mostrar o saldo abaixo desse valor vira um alerta. É ali que você age.

6. Atualize toda semana

Escolha um dia fixo. Compare o previsto com o que de fato aconteceu, corrija os lançamentos que mudaram e acrescente mais uma semana no fim. Com o tempo você aprende onde a projeção costuma errar e ela fica cada vez mais precisa.

O que fazer quando a projeção mostra o aperto

A projeção só vale se virar decisão. Quando uma semana aparece no vermelho, você tem algumas alavancas:

• Cobrar antes. Ligue para quem tem título vencendo naquela semana, ofereça outra forma de pagamento ou um pequeno desconto para antecipar. Se a inadimplência é recorrente, veja inadimplência: como reduzir sem perder o cliente.
• Renegociar pagamentos. Fornecedor avisado com antecedência costuma aceitar mudar uma data. Fornecedor avisado no dia, nem sempre.
• Adiar o que pode esperar. Aquela compra de equipamento ou de estoque extra pode ir para a semana seguinte?
• Antecipar recebíveis com cuidado. É uma saída possível, mas tem custo. Compare a taxa com o que você perderia se não pagasse em dia.
• Planejar o crédito. Se vai precisar de capital de giro, negociar com o banco com semanas de antecedência é bem diferente de pedir com a conta já negativa.

Dezembro é um bom exemplo de mês em que a projeção faz falta. Folha, 13º, férias coletivas em algumas empresas e, muitas vezes, vendas que mudam de ritmo. Se você ainda não planejou o fim de ano, leia 13º salário: como pagar sem apertar o caixa da empresa.

Erros comuns que estragam a projeção

Usar a data da venda em vez da data do recebimento

Vendeu em três vezes no cartão? O dinheiro não entra hoje. Projetar pela data da venda faz o caixa parecer muito melhor do que está.

Esquecer impostos e despesas anuais

IPVA, seguro, licenças, renovação de contratos, impostos com vencimento próprio. São valores que aparecem poucas vezes por ano e, por isso mesmo, pegam a empresa de surpresa. Confirme com o seu contador as datas e os valores previstos dos tributos.

Misturar o caixa da empresa com o pessoal

Retiradas do dono sem regra deixam a projeção imprevisível. Defina um pró-labore e trate como qualquer outra saída fixa.

Fazer uma vez e abandonar

Projeção desatualizada é pior do que nenhuma, porque passa uma segurança falsa. Se não dá para atualizar toda semana, reduza o detalhe, mas mantenha a rotina.

Quando a planilha ainda serve

Se a sua empresa tem poucos lançamentos por semana, uma pessoa só cuida do financeiro e as vendas são simples, uma planilha bem feita resolve. Uma aba com as semanas nas colunas, entradas e saídas nas linhas e o saldo no fim. Funciona.

O limite aparece quando os dados estão espalhados. As vendas num sistema, os boletos a pagar no e-mail, os recebimentos do cartão no portal da operadora. Para montar a projeção, alguém precisa copiar tudo para a planilha, e essa cópia atrasa, erra e depende de uma pessoa só. Quando ela sai de férias, ninguém sabe como o caixa vai ficar. Nesse cenário, o problema não é a planilha, é a falta de integração. Se você está nesse ponto, quando trocar a planilha por um sistema de gestão ajuda a decidir.

Como a VEC trabalha

No SGVEC, o módulo financeiro fica ligado a vendas, compras e estoque. A venda a prazo já gera o título a receber, a nota de compra já gera o título a pagar, e a projeção do caixa parte desses lançamentos sem ninguém precisar copiar nada de um lugar para outro. Se a sua empresa precisa de algo que não está pronto, como uma visão de caixa num formato específico ou um relatório do jeito que o seu contador pede, o time desenvolve, com escopo, prazo e valor aprovados antes.

Se o caixa da sua empresa costuma surpreender no fim do mês, peça uma demonstração. A gente olha como o financeiro funciona hoje e mostra, com franqueza, o que dá para enxergar com antecedência.

Perguntas frequentes