Estoque que não bate com o sistema: causas e solução

Você abre o sistema e ele diz que tem 40 unidades daquele produto. Vai até a prateleira e encontra 31. Ou o contrário: o vendedor perde uma venda porque o sistema mostrava zero, e depois alguém acha uma caixa fechada no fundo do depósito.

Estoque que não bate com o sistema é uma das reclamações mais comuns em loja, distribuidora, indústria e até clínica. E o efeito vai além do susto. Você compra o que não precisava, deixa de vender o que tinha, o custo da mercadoria fica errado e o resultado do mês perde a confiança.

A boa notícia é que a diferença quase nunca é mistério. Ela tem causas bem conhecidas, e dá para atacar uma por uma. Neste artigo a gente mostra onde procurar e o que fazer.

Por que o estoque não bate: as causas mais comuns

O sistema não conta caixa. Ele soma entradas e subtrai saídas. Se uma movimentação real não vira lançamento, ou vira lançamento errado, a conta sai torta. Quase toda diferença cai em uma destas situações.

Saída sem baixa

É a campeã. Venda feita no balcão "depois eu lanço", item trocado na hora sem registrar, material retirado para uso interno, amostra para cliente, brinde. Cada uma dessas saídas some do físico e continua no sistema.

Entrada lançada errado

A nota chega com 10 caixas de 12 unidades e alguém lança 10 unidades. Ou lança o produto parecido, com código vizinho. Ou a mercadoria chega antes da nota e ninguém lança até a nota aparecer, às vezes dias depois.

Unidade de medida confusa

Comprar em caixa, armazenar em pacote e vender em unidade é normal. O problema aparece quando a conversão não está cadastrada direito, ou cada pessoa faz a conta de cabeça. Uma conversão errada multiplica a diferença a cada compra.

Devolução e troca sem lançamento

O cliente devolve, o produto volta para a prateleira, mas a devolução não entra no sistema. Ou entra, e o produto avariado vai para o lixo sem baixa. Nos dois casos o número deixa de bater.

Perda, quebra e validade

Produto que quebra, estraga, vence ou some. Perda faz parte de qualquer operação com estoque. O que não pode é ela acontecer sem registro, porque aí você nem sabe quanto está perdendo.

Cadastro duplicado

O mesmo item cadastrado duas vezes, com nomes um pouco diferentes. Uma compra entra num cadastro, a venda sai do outro. Um fica sobrando e o outro fica negativo, e a soma dos dois às vezes até está certa.

Sistemas que não conversam

Quando a venda acontece num sistema, a compra em outro e o estoque numa planilha, alguém precisa repassar os números de um lado para o outro. Cada repasse é uma chance de erro ou de atraso. Se esse é o seu cenário, vale ler sistemas que não conversam: como integrar a empresa.

Quanto essa diferença custa

Faça uma conta simples com os seus números. Suponha, só como exemplo, que o seu estoque registrado vale R$ 200 mil e o inventário mostra uma diferença de 3%. São R$ 6 mil que o sistema diz que existem e não existem. Isso aparece como lucro no relatório e falta no caixa.

E o custo não para na diferença em si:

• Compra errada. O sistema diz que tem, você não compra, e o cliente fica sem. Ou diz que não tem, você compra de novo, e o dinheiro fica parado na prateleira.
• Venda perdida. O vendedor confia no sistema e diz "acabou" para um cliente que ia levar.
• Custo e margem errados. Se o estoque está inflado, o custo da mercadoria vendida sai menor do que foi, e a margem parece melhor do que é.
• Tempo da equipe. Alguém passa horas conferindo, recontando e procurando o que sumiu.
• Desconfiança. Quando ninguém acredita no número do sistema, cada um cria sua planilha paralela, e o problema piora.

Como resolver o estoque que não bate

Não existe um botão mágico. Existe processo, e ele é mais simples do que parece.

1. Faça uma contagem e ajuste com motivo

Comece com uma base confiável. Conte o estoque, de preferência com a operação parada ou num horário de pouco movimento, e ajuste o sistema. Mas registre cada ajuste com motivo, data e quem fez. O ajuste sem motivo apaga a pista que você precisa para não repetir o erro.

2. Descubra onde a diferença nasce

Olhe os itens com maior diferença. Eles têm algo em comum? São vendidos no balcão? Têm conversão de unidade? Ficam num depósito separado? Saem para uso interno? A diferença costuma se concentrar em poucos itens e em poucos pontos do processo.

3. Torne o lançamento mais fácil que o atalho

As pessoas pulam o lançamento quando ele dá trabalho. Leitor de código de barras, entrada da nota importada pelo XML em vez de digitada, baixa automática na venda, tela simples para registrar perda e uso interno. Quanto menos esforço o registro exigir, menos ele é pulado.

4. Corrija o cadastro

Elimine duplicados, padronize nomes e confira as conversões de unidade dos itens que mais giram. É um trabalho chato, mas feito uma vez evita diferenças todo mês.

5. Adote a contagem rotativa

Em vez de esperar o inventário anual, conte um pedaço do estoque toda semana. Comece pelos itens mais caros e pelos que mais giram. A diferença aparece com dias de atraso, e não com meses, e fica muito mais fácil descobrir o que aconteceu.

6. Defina responsáveis

Quem pode dar entrada? Quem pode ajustar? Quem autoriza retirada para uso interno? Quando todo mundo pode tudo, ninguém responde por nada. Não é questão de desconfiança, é questão de saber a quem perguntar.

Quando a planilha ainda serve

Se você tem poucos itens, uma pessoa só cuida da entrada e da saída e o volume é baixo, uma planilha bem organizada dá conta. O segredo é a disciplina de lançar tudo no mesmo dia.

O limite aparece quando várias pessoas mexem no estoque, as vendas acontecem em mais de um canal ou a nota de compra precisa ser digitada à mão. Aí a planilha não consegue impedir o lançamento esquecido nem mostrar quem alterou o quê. Se você está nesse ponto, quando trocar a planilha por um sistema de gestão ajuda a decidir.

E um aviso honesto: trocar de sistema sem mudar o processo não resolve. Se as saídas continuarem acontecendo sem registro, o sistema novo vai mostrar o mesmo número errado, só que com uma tela mais bonita.

O estoque certo deixa o fechamento mais rápido

Estoque confiável não é só uma questão de prateleira. Ele entra no custo da mercadoria, no resultado do mês e na decisão de compra. Quando o número bate, o fechamento deixa de travar na conferência do estoque. Se o seu mês demora para fechar, veja também fechamento do mês demorado: como resolver de vez.

Como a VEC trabalha

O SGVEC tem os módulos de estoque, compras, vendas e fiscal prontos e integrados. A venda baixa o estoque na hora, a nota de compra entra pelo XML, e cada ajuste fica registrado com motivo e responsável. Se a sua operação tem algo específico, como lote, validade, vários depósitos ou uma regra de conversão própria, o time desenvolve, com escopo, prazo e valor aprovados antes. Você liga só os módulos que usa e, se um dia quiser sair, leva os seus dados.

Se o estoque da sua empresa vive em desacordo com o sistema, peça uma demonstração. A gente olha como as movimentações acontecem hoje e mostra, com franqueza, onde a diferença provavelmente está nascendo.

Perguntas frequentes