Sistemas que não conversam: como integrar a empresa

Segunda-feira de manhã. O vendedor fecha um pedido no sistema de vendas. Alguém do financeiro digita o mesmo pedido no programa de contas a receber. O estoque fica numa planilha, que outra pessoa atualiza quando lembra. E a nota fiscal sai de um emissor separado, onde o cadastro do cliente foi digitado mais uma vez, com o CEP errado.

No fim do mês, você pede um relatório simples: quanto vendemos, quanto recebemos e quanto sobrou no estoque. Cada área traz um número diferente. E começa a caça ao erro.

Se essa cena parece familiar, o problema não é a sua equipe. É que os sistemas da empresa não conversam. Neste artigo a gente explica por que isso acontece, quanto custa e quais são os caminhos para resolver, inclusive quando não vale a pena mexer.

Por que a empresa acaba com vários sistemas isolados

Quase nenhuma empresa planeja ter cinco programas que não se falam. Isso acontece aos poucos, e cada decisão parecia certa na época.

Primeiro veio o emissor de nota, porque era obrigatório. Depois uma planilha de contas a pagar, porque o contador pediu. Aí a empresa cresceu e comprou um sistema de vendas. Mais tarde entrou um aplicativo de agendamento, uma loja virtual, um controle de ponto. Cada um resolveu um problema pontual.

O resultado é uma colcha de retalhos. Cada sistema tem o seu próprio cadastro de clientes, de produtos e de preços. E a ponte entre eles é feita por gente: copiando, colando, exportando planilha e importando de novo.

É comum também o contrário: a empresa já tem um sistema de gestão, mas ele ficou velho e não faz o que precisa. Aí cada área vai criando a sua planilha paralela para tapar o buraco. Se você vive essa situação, vale ler vale a pena trocar de sistema de gestão por um mais novo?.

Quanto custa ter dados espalhados

O custo de sistemas que não conversam raramente aparece numa conta. Ele está escondido na rotina. Veja alguns lugares onde ele mora.

Retrabalho que ninguém mede

Faça uma conta rápida. Se uma pessoa gasta uma hora por dia redigitando pedidos de um sistema para o outro, são umas 22 horas por mês. Isso é quase três dias inteiros de trabalho, todo mês, só para mover uma informação que já existia. E não é uma pessoa só: geralmente tem alguém no financeiro, alguém no estoque e alguém no fiscal fazendo a mesma coisa.

Erros que se multiplicam

Toda vez que alguém digita de novo, existe chance de errar. Um zero a mais no valor, um produto trocado, um cliente com dois cadastros. O erro de digitação vira nota com dado errado, cobrança para o cliente que já pagou, estoque que não bate.

Decisão tomada no escuro

Quando cada área tem o seu número, o dono para de confiar em todos. A decisão de comprar mais mercadoria, contratar alguém ou dar um desconto passa a ser no feeling. E o fechamento do mês vira uma maratona de conferência, como a gente mostra em fechamento do mês demorado: como resolver de vez.

Dependência de pessoas

Quem faz a ponte entre os sistemas vira peça insubstituível. Essa pessoa sai de férias e ninguém sabe qual planilha exportar, em que ordem, nem onde fica o arquivo "versão final 2". O processo existe só na cabeça dela.

Três caminhos para fazer os sistemas conversarem

Não existe uma solução única. Existem caminhos diferentes, e cada um serve para uma situação.

1. Integração entre os sistemas que você já tem

Alguns sistemas oferecem uma API, que é uma porta para outro programa trocar dados de forma automática. Com ela, a loja virtual avisa o sistema de gestão que saiu um pedido, e o estoque baixa sozinho, sem ninguém digitar.

Esse caminho funciona bem quando os sistemas são bons no que fazem e oferecem essa porta. O cuidado é que cada integração precisa ser mantida. Se um dos fornecedores muda a versão, a ponte pode quebrar. E, quanto mais sistemas, mais pontes para cuidar.

2. Juntar tudo numa base única

Aqui a ideia é trocar vários programas por um sistema de gestão que tenha financeiro, estoque, compras, vendas e fiscal no mesmo lugar, usando o mesmo cadastro. A venda lançada já gera a conta a receber, baixa o estoque e prepara a nota. Ninguém precisa redigitar nada.

É o caminho que mais elimina retrabalho, mas exige uma migração bem planejada. A gente explica como fazer isso com calma em trocar de sistema de gestão sem parar a operação.

3. O meio-termo

Muitas empresas ficam com um sistema central de gestão e integram só o que precisa ficar separado, como um sistema obrigatório do setor, uma plataforma de marketplace ou o banco. É o caminho mais comum na prática, porque aproveita o que já funciona e acaba com a maior parte das planilhas no meio do caminho.

Antes de integrar: defina quem é o dono de cada dado

Esse é o passo que muita gente pula, e é o que mais dá problema depois.

Para cada informação importante, responda: onde ela nasce e quem pode alterar? O cadastro do cliente nasce no sistema de vendas ou no financeiro? O preço do produto é definido no estoque ou na loja virtual? Se a resposta for "nos dois", a integração vai espalhar a confusão em vez de resolver.

Uma regra simples ajuda: cada dado tem um único lugar onde é criado e alterado. Os outros sistemas só leem. Parece burocracia, mas é o que evita aquele cliente com três cadastros diferentes.

Novembro é uma boa época para fazer esse mapa. O planejamento do ano que vem está começando, e entrar em janeiro com os dados organizados facilita o orçamento, as metas e as obrigações do início do ano. Se a dúvida é também sobre onde o sistema vai rodar, veja sistema na nuvem ou servidor local: qual escolher.

Quando ter sistemas separados ainda faz sentido

Seria desonesto dizer que toda empresa precisa juntar tudo. Manter sistemas separados ainda serve quando:

• a empresa é pequena e quase não existe informação passando de uma área para outra;
• um dos sistemas é obrigatório ou muito específico do setor e faz bem o seu trabalho;
• a troca de dados entre eles acontece poucas vezes no mês e não gera erro;
• os sistemas já têm integração automática que funciona sem ninguém mexer.

O sinal de alerta é quando alguém passa parte do dia carregando dados de um lado para o outro, ou quando os números das áreas não batem. Aí o custo de deixar como está começa a ser maior que o custo de mudar.

Como a VEC ajuda a juntar as pontas

A plataforma SGVEC tem módulos prontos de financeiro, estoque, compras, vendas, fiscal e relatórios, todos usando a mesma base de dados. Você liga só o que usa, sem pacote obrigatório. O que a sua empresa precisa e não existe pronto, inclusive integração com algum sistema que precisa continuar, o time desenvolve, com escopo, prazo e valor aprovados antes.

O processo começa com um diagnóstico: a gente olha quais sistemas e planilhas você usa hoje, onde os dados se cruzam e onde está o retrabalho. Depois vem a proposta por escrito, a configuração, a migração e o treinamento. Os dados ficam hospedados no Brasil, com backup diário, e podem ser exportados se um dia você quiser sair. Saiba mais sobre a VEC.

Se hoje a sua empresa depende de alguém copiando dado de um sistema para outro, peça uma demonstração. A gente mostra, com franqueza, o que dá para juntar, o que vale integrar e o que pode ficar como está.

Perguntas frequentes