Backup que nunca foi restaurado não é backup

Pergunte para qualquer empresário se ele tem backup. Praticamente todos dizem que sim.

Agora faça a segunda pergunta: quando foi a última vez que alguém restaurou esse backup e conferiu se os dados estavam lá? O silêncio depois dessa pergunta é a resposta real.

Backup que nunca foi restaurado não é backup. É uma esperança guardada num disco.

As três perguntas que definem se você está protegido

Não precisa entender de tecnologia para responder. Precisa só perguntar a quem cuida do seu servidor, e exigir resposta objetiva.

Onde está a cópia? Se a resposta for "no mesmo computador" ou "num HD aqui do lado", você tem uma cópia, não um backup. Vale contra alguém apagar um arquivo sem querer, e não vale contra nada mais.

De quando é a cópia mais recente? "Ontem à noite" é uma resposta. "Acho que roda automático" não é. Se ninguém sabe a data, ninguém está olhando — e backup que falha costuma falhar em silêncio por meses.

Quem já restaurou, e quando? Essa é a que separa empresa protegida de empresa com sorte. Rotina que nunca foi testada tem uma taxa de falha que surpreende todo mundo no pior dia possível.

A regra 3-2-1, sem jargão

É o padrão que o pessoal de infraestrutura usa, e cabe numa linha: três cópias, em dois tipos de lugar, sendo uma fora da empresa.

Na prática, para uma empresa pequena: o dado original no servidor, uma cópia num dispositivo separado ali mesmo, e uma cópia na nuvem ou num disco que alguém leva embora.

O "fora da empresa" é a parte que quase todo mundo pula, e é justamente a que protege dos acidentes que acontecem de verdade. Backup guardado na sala ao lado do servidor não sobrevive a incêndio, alagamento, furto nem raio. E todos esses são mais comuns do que parece quando você conversa com quem já passou.

O erro que transforma backup em prejuízo

Tem um caso específico que merece parágrafo próprio, porque pega empresa que fez tudo "certo".

Se o disco de backup fica permanentemente conectado ao servidor, e a empresa é atingida por um sequestro de dados, o programa criptografa o backup junto. A empresa descobre que tinha rotina, tinha disco, tinha tudo — e nada disso serve, porque o backup estava acessível pela mesma máquina infectada.

Por isso a cópia de fora precisa ser desconectada ou inacessível a partir do servidor. Pode ser nuvem com credencial separada, pode ser disco que alguém pluga, copia e desconecta. O que não pode é tudo estar ao alcance de quem invadiu.

Quanto dado você aguenta perder, e quanto tempo pode ficar parado

Essas duas perguntas decidem quanto faz sentido gastar — e quase ninguém as faz antes de contratar.

Quanto dado dá para perder? Se o backup é diário, de madrugada, e o problema acontece às cinco da tarde, você perdeu o dia inteiro de lançamentos. Para muita empresa, tudo bem: redigita. Para uma que emite trezentas notas por dia, é um desastre.

Quanto tempo dá para ficar parado? Restaurar leva tempo: achar a cópia, preparar a máquina, subir o sistema, conferir. Pode ser uma hora, pode ser três dias, dependendo de como está montado. Se a sua operação não sobrevive a dois dias parada, isso precisa estar resolvido antes de acontecer, não depois.

Respondidas essas duas, a conversa com o fornecedor muda de "me manda um orçamento de backup" para "preciso perder no máximo X e voltar em no máximo Y". Aí o orçamento vem certo.

O teste que você faz este mês

Não precisa de projeto nem de consultoria. Marque duas horas e peça para fazerem na sua frente:

• Restaurar o backup de ontem em uma máquina separada — nunca por cima do sistema que está rodando.
• Abrir o sistema restaurado e conferir um dado real que você conheça: a última nota emitida, o saldo de um produto, o título de um cliente. Olhar a tela, não o relatório da ferramenta de backup.
• Cronometrar. Anote quanto tempo levou do começo até o sistema utilizável. Esse número é a sua resposta verdadeira para "quanto tempo ficaríamos parados".

Se o teste der certo, você dorme melhor e passou a saber de quanto é o seu prejuízo máximo. Se der errado, você descobriu num dia tranquilo, com tempo para resolver, em vez de descobrir numa segunda-feira de manhã com a empresa parada.

Repita a cada seis meses, e sempre depois de mudar alguma coisa grande no sistema.

O que perguntar a quem cuida do seu servidor

Mande por e-mail e guarde a resposta:

• Qual a frequência do backup e a que horas ele roda?
• Onde ficam as cópias, e alguma está fora da empresa?
• Alguém é avisado quando a rotina falha? Como?
• Por quanto tempo as cópias antigas são guardadas?
• Qual foi a data da última restauração testada?
• Em quanto tempo a empresa volta a operar se o servidor morrer hoje?

A última é a mais importante, e é a que costuma vir com a resposta mais vaga. Insista até ter um número.

Vale lembrar que isso não é assunto só de quem tem servidor na empresa. Se o seu sistema é em nuvem, as perguntas continuam valendo — mudam só os responsáveis. Pergunte ao fornecedor o que acontece com os seus dados se você encerrar o contrato, e em que formato você consegue levá-los embora. A hora de descobrir isso é antes de precisar, assunto que entra também quando se pensa em trocar de sistema de gestão.

Perguntas frequentes