Controle de estoque de insumos na fazenda: como fazer

Plantio é a época em que o barracão mais se movimenta. Chega semente, chega adubo, chega defensivo, sai tudo para a lavoura no mesmo ritmo. E é justamente nessa correria que o controle de estoque costuma se perder.

Você conhece a cena. O operador liga pedindo mais herbicida, e ninguém sabe se ainda tem no depósito ou se precisa comprar. O gerente jura que entraram 200 sacos de semente, mas a conta do que foi plantado não fecha. No fim da safra, sobram produtos vencidos num canto que ninguém lembrava que existiam.

Neste artigo a gente mostra como organizar o controle de estoque de insumos na fazenda de um jeito que funcione no dia a dia, sem burocracia que ninguém vai seguir.

Por que o estoque de insumos sai do controle

Insumo agrícola é caro e é muito. Numa propriedade de porte médio, o que está parado no barracão no começo da safra pode representar uma boa parte do custo da lavoura. Mesmo assim, é comum o controle ser feito de cabeça, num caderno ou numa planilha que só uma pessoa entende.

Os motivos se repetem:

• A entrada é registrada, a saída não. A nota fiscal chega e alguém lança. Mas quando o produto sai para o campo, ninguém anota, ou anota depois, de memória.
• Mais de um depósito. Tem o barracão da sede, o galpão do arrendamento e o que ficou na cooperativa para retirar depois. Cada lugar tem a sua lista.
• Unidades diferentes. Compra em saco, aplica em quilo por hectare. Compra em galão, aplica em litro. Sem conversão clara, a conta não bate.
• Sobra que volta. Produto que foi para o campo e não foi usado volta para o barracão, e essa volta quase nunca é lançada.
• Quem lança não é quem usa. O escritório controla o papel, o campo controla o produto. As duas pontas não conversam.

O resultado é um estoque "no sistema" que não tem nada a ver com o estoque de verdade. E quando isso acontece, ninguém confia no número, e todo mundo volta a ir ao barracão contar.

Como montar um controle que funciona

1. Comece com um inventário honesto

Antes de qualquer sistema, conte o que você tem. Produto por produto, anotando quantidade, unidade, lote e validade. Parece trabalhoso, e é. Mas sem esse ponto de partida, tudo o que vier depois vai carregar o erro do começo.

O melhor momento é antes do plantio, quando o barracão ainda está organizado. Se já passou, faça assim mesmo. Um inventário no meio da safra é melhor do que nenhum.

2. Toda entrada pela nota

Cada produto que entra precisa ser lançado a partir da nota fiscal, com quantidade, valor, lote e validade. Isso amarra o estoque ao que foi pago e evita a famosa diferença entre "o que comprei" e "o que chegou".

Se parte da compra fica na revenda ou na cooperativa para retirada futura, registre isso separado. O produto já é seu, mas não está no seu barracão.

3. Toda saída com destino

Aqui está o ponto que separa um controle que funciona de um que não funciona. A saída não pode ser só "saiu 10 galões". Ela precisa dizer para onde foi: qual talhão, qual operação, qual safra.

Parece detalhe, mas faz toda a diferença. Com o destino anotado, a mesma informação serve para três coisas: baixar o estoque, mostrar quanto foi aplicado em cada área e calcular o custo real de cada talhão. Se você ainda não faz essa conta, vale ler custo por talhão: descubra qual área da sua fazenda dá lucro.

4. Registre a sobra que volta

Saíram 20 litros para uma aplicação e voltaram 4? Lance a devolução. Senão o talhão fica com um custo maior do que o real e o estoque fica com menos produto do que tem.

5. Confira de tempos em tempos

Mesmo com tudo lançado, faça contagens periódicas. Não precisa contar tudo toda semana. Escolha os produtos mais caros ou os que mais giram e confira esses com mais frequência. Diferença pequena e explicada é normal. Diferença grande e sem explicação é sinal de que alguma saída não está sendo registrada.

Lote e validade: o que costuma ficar esquecido

Semente e defensivo têm validade. Produto vencido é dinheiro perdido e, no caso dos defensivos, ainda gera a obrigação de dar o destino correto à embalagem e ao produto.

Algumas práticas simples ajudam muito:

• Use primeiro o que vence antes. Organize o barracão para que o lote mais antigo fique na frente.
• Tenha uma lista do que vence nos próximos meses. Assim dá tempo de planejar o uso ou negociar com a revenda.
• Guarde o lote na saída. Se um dia surgir um problema com algum produto, você sabe em quais talhões ele foi aplicado.

As regras de armazenamento, receituário e devolução de embalagens têm detalhes que mudam conforme o produto e a região. Para isso, confirme sempre com o seu agrônomo e com a revenda.

Uma conta simples para fazer hoje

Pegue um único produto, o que você mais usa nesta safra. Faça assim:

1. Quanto tinha no início da safra (inventário ou estimativa)?
2. Quanto entrou, pelas notas?
3. Quanto foi aplicado, somando as áreas e a dose por hectare?
4. Quanto deveria ter agora? Some o inicial com as entradas e tire o aplicado.
5. Vá ao barracão e conte.

Se o número bater, ótimo, o seu controle está funcionando para esse produto. Se não bater, você acabou de achar onde está o furo. Às vezes é uma saída que ninguém lançou, às vezes é uma dose aplicada maior que a planejada, às vezes é produto que foi para outra área. Qualquer uma dessas respostas já vale o exercício.

Quando a planilha ainda serve

Seria desonesto dizer que toda fazenda precisa de sistema para controlar insumo. A planilha ainda funciona bem quando:

• a operação é pequena, com poucos produtos e um só depósito;
• uma pessoa só lança tudo, e ela está sempre por perto;
• você não precisa ligar o estoque ao financeiro nem ao custo por área.

O problema aparece quando a fazenda cresce. Entra o segundo depósito, entra mais gente lançando, o contador pede relatório, você quer saber o custo de cada talhão. Aí a planilha vira várias planilhas, cada uma numa versão, e o "estoque_safra_final_2" já não diz a verdade.

O que um sistema precisa fazer pelo seu estoque

Se você está pensando em sair da planilha, o sistema precisa, no mínimo:

• Importar ou lançar a entrada pela nota, com lote e validade;
• Registrar a saída por talhão e por operação, de preferência direto do campo;
• Converter unidades de compra e de aplicação sem conta manual;
• Controlar mais de um depósito e a transferência entre eles;
• Ligar o estoque ao custo da lavoura e ao financeiro, para a informação não ser digitada duas vezes;
• Avisar o que está vencendo e o que está abaixo do mínimo.

A gente detalha a lista completa em o que um sistema de gestão para o agro precisa ter.

Como a VEC trabalha

O SGVEC tem módulo de estoque pronto, e na versão para o agro ele conversa com o custo por talhão e com o financeiro. Você liga só o que usa. Se a sua fazenda tem um jeito próprio de trabalhar, como depósitos em propriedades arrendadas ou retirada parcelada na cooperativa, o time ajusta, com escopo, prazo e valor aprovados antes. Veja mais em sistemas para o agronegócio.

Se o plantio deste ano mostrou que o estoque do barracão não é o mesmo do papel, peça uma demonstração. A gente olha a sua operação e mostra, com franqueza, o que dá para organizar antes da próxima safra.

Perguntas frequentes