O que um sistema de gestão para o agro precisa ter

Software de gestão genérico até dá conta de uma revenda, de uma loja, de uma prestadora de serviço. No agro ele trava no primeiro dia.

Trava porque o agro tem contas que nenhum outro setor tem. Produto que entra sujo e úmido e é pago como se estivesse seco e limpo. Grão que está no seu armazém mas não é seu. Venda fechada antes de existir preço. Insumo pago em soja. Nada disso cabe no "cadastro de produto, entrada, saída, estoque" que todo ERP de prateleira oferece.

Então vale listar o que realmente precisa existir, para você conseguir avaliar qualquer proposta — inclusive a nossa — com uma régua honesta.

1. Romaneio que conversa com a balança

O romaneio é a certidão de nascimento da carga. Peso bruto, tara, peso líquido, placa, motorista, produtor, talhão, safra, destino.

A pergunta certa não é "o sistema tem romaneio". Todo mundo diz que tem. A pergunta é de onde vem o peso.

Se alguém olha o visor da balança e digita o número no computador, você tem um sistema bonito alimentado por digitação. Vai haver erro, vai haver atraso na fila e, em algum momento, vai haver dúvida sobre quem digitou o quê. O peso precisa entrar sozinho, lido do indicador da balança, com data e hora que ninguém escolhe.

Cheque também o básico que falta em muito sistema: emitir a segunda via sem recriar o romaneio, cancelar com motivo registrado e nome de quem cancelou, e localizar uma carga de três meses atrás pela placa.

2. Classificação e desconto calculados, não combinados

É aqui que o dinheiro aparece e desaparece.

Umidade, impureza, avariados, ardidos, quebra técnica. Cada um tem sua tabela, e a tabela muda por produto, por safra e às vezes por contrato. Se esse cálculo mora numa planilha ao lado do sistema, duas coisas acontecem: o produtor discute o desconto no balcão e ninguém consegue provar nada depois.

O que o sistema precisa fazer: aplicar a tabela vigente automaticamente, mostrar o desconto item a item no comprovante que o produtor leva, e guardar qual tabela estava valendo naquele dia. Essa última parte é a que resolve discussão seis meses depois.

E precisa deixar registrar a exceção. Vai ter o dia em que você decide abrir mão de um desconto para um produtor antigo. Isso é normal. O que não pode é a exceção virar invisível — ela tem que aparecer no relatório de quanto você deixou na mesa no mês.

3. Depósito de terceiros separado do que é seu

Se você armazena grão de produtor, metade do que está no silo não é seu. E mesmo assim está no seu estoque físico.

Sistema genérico trata isso como uma coisa só, e aí o estoque nunca bate. O certo é controlar as duas camadas ao mesmo tempo: o físico, que é o que está lá dentro, e a titularidade, que é de quem é cada parte.

Em cima disso vem o resto: saldo por produtor, taxa de armazenagem e secagem, quebra por tempo de permanência, retirada parcial, e o extrato que o produtor pede. Esse extrato, por sinal, é um bom teste de maturidade do sistema. Se ele sai bonito e confere, muita coisa por trás está certa.

4. Contrato, fixação e saldo a entregar

No agro se vende antes de ter preço, e isso quebra qualquer sistema pensado para comércio.

Um contrato a fixar precisa de vida própria: quantidade contratada, quanto já foi entregue, quanto falta entregar, quanto já foi fixado, a que preço, e qual o saldo ainda em aberto. Fixação parcial é regra, não exceção — e cada fixação muda o resultado do contrato inteiro.

O que separa sistema sério de planilha disfarçada: conseguir abrir, em qualquer dia, a posição de todos os contratos. Quanto você tem comprometido, a que preço médio, e quanto ainda vai entrar ou sair fisicamente nos próximos meses.

5. Troca e barter sem gambiarra

Insumo pago em grão é prática comum e é onde quase todo sistema improvisa.

Na prática são duas operações amarradas: uma venda de insumo e uma compra de produto, com uma relação de troca combinada — tantas sacas por tonelada de fertilizante. Se o sistema não entende essa amarração, alguém vai lançar as duas pontas separadas, e o saldo do produtor vai ficar errado até alguém conferir na unha.

Pergunte direto, na demonstração: "como fica o extrato do produtor que pegou insumo e vai pagar em soja na colheita?". A resposta mostra bastante coisa.

6. Fiscal de produtor rural, que não é o fiscal de ninguém mais

Nota fiscal de produtor, entrada por conta e ordem, Funrural, CFOPs próprios, diferimento de ICMS que muda de estado para estado, operação de armazenagem que não é compra.

Não existe sistema de prateleira que cubra isso bem para todo mundo, porque as regras variam demais. O que existe é sistema que foi feito perto de contador que atende produtor rural — e dá para perceber isso em dois minutos de conversa.

Teste simples na demonstração: peça para emitirem, na sua frente, a nota de uma entrada de depósito e a de uma compra. Se o caminho for o mesmo nas duas, o sistema não diferencia as operações.

7. Custo que chega até o talhão

Saber o custo da fazenda inteira é fácil e serve para pouco. O que muda decisão é o custo por talhão, por cultura e por safra.

Isso exige que cada aplicação, cada hora de máquina e cada saca de semente carregue o talhão junto. Dá trabalho no começo e é a única forma de responder, no fim do ano, qual área pagou a conta e qual não pagou.

Se você nunca controlou assim, não tente começar com tudo. Escolhe duas ou três áreas e um ciclo. O resto vem depois.

O que não precisa ter

Para ser justo com o outro lado: boa parte do que encarece proposta no agro não serve para nada no seu caso.

Aplicativo com mapa colorido não melhora a colheita de ninguém. Painel com trinta indicadores costuma virar painel que ninguém abre. Módulo de pecuária em propriedade que só planta é custo puro. Integração com três sistemas externos antes de o básico estar rodando é a receita mais comum de implantação que atrasa seis meses.

Primeiro o romaneio, a classificação, o estoque de terceiros e o contrato. O resto depois, quando já estiver doendo a falta.

Como conduzir a conversa com o fornecedor

Leve uma carga real para a demonstração. Um romaneio de verdade, com a umidade e a impureza daquele dia, e um contrato aberto que você tenha aí.

Peça para fazerem na sua frente, do começo ao fim: pesar, classificar, descontar, imprimir o comprovante do produtor e mostrar o saldo dele depois. Demonstração com dado de exemplo esconde exatamente o que você precisa ver.

Se você está vindo de planilha, vale ler antes quando trocar a planilha por um sistema de gestão. Se já tem sistema e o medo é parar a operação na troca, está tudo em trocar de sistema sem parar a operação. E se quiser ver como a gente resolve isso, a página de sistema para o agronegócio mostra o caminho que seguimos.

Perguntas frequentes