Trocar de sistema de gestão sem parar a operação

Quando uma empresa está insatisfeita com o sistema de gestão, raramente o que trava a decisão é o preço. É o medo.

Medo de ficar sem emitir nota na virada. De perder o histórico de cliente. De a equipe não aprender a tempo. De descobrir no meio do caminho que o novo sistema não fazia uma coisa que o antigo fazia. Esse medo tem fundamento, porque migração mal feita realmente para empresa.

Então vale explicar como a troca acontece quando é bem conduzida, para você saber o que exigir de qualquer fornecedor, inclusive de nós.

A regra que resolve metade do problema

O sistema antigo não é desligado no dia em que o novo entra.

Parece óbvio, mas é justamente o que não acontece na maioria das implantações ruins. Marca-se uma data, vira a chave, e a empresa descobre os problemas em produção, com cliente esperando no balcão.

O certo é o contrário: o novo sistema entra funcionando enquanto o antigo ainda está no ar. Durante algumas semanas os dois convivem. A equipe usa o novo para o dia a dia e tem o antigo como consulta e como rede de segurança. Só quando ninguém mais precisa olhar para trás é que o antigo é desligado.

Isso custa um pouco mais de trabalho para quem implanta. É exatamente por isso que algumas empresas não fazem.

O que migra e o que não vale a pena migrar

Essa é a conversa que mais economiza dinheiro, e quase ninguém tem.

Migra sempre: cadastro de clientes, fornecedores e produtos, saldo atual de estoque, e títulos em aberto no financeiro, tanto a pagar quanto a receber. Sem isso, o sistema novo nasce cego.

Quase sempre migra: o histórico de movimentação do ano corrente, para você poder comparar o mês atual com os anteriores sem trocar de tela.

Raramente compensa migrar: dez anos de movimentação antiga. Converter histórico profundo de um banco mal estruturado costuma custar mais do que vale, e o dado fica pior do que estava. Na prática, o melhor caminho é manter o sistema antigo acessível só para consulta por um tempo, ou guardar um relatório exportado.

Um fornecedor que promete migrar tudo sem perguntar nada sobre a qualidade do seu banco atual, ou não olhou, ou vai cobrar isso em algum lugar.

As quatro etapas, e o que acontece em cada uma

Diagnóstico. Alguém passa um dia dentro da empresa entendendo como ela funciona de verdade: quem lança o quê, onde o dado nasce, quais relatórios são realmente usados e quais só existem porque alguém pediu em 2018. Essa etapa define o tamanho de todo o resto.

Configuração. O sistema é ajustado às suas regras — forma de pagamento, tabela de preço, permissão por usuário, modelo de documento. Aqui também entra o desenvolvimento do que for específico demais para existir pronto.

Migração e paralelo. Os dados entram, e os dois sistemas rodam juntos. É nessa fase que aparecem as diferenças que ninguém previu, e é melhor que apareçam agora, com o antigo ainda funcionando.

Treinamento e virada. Treinamento por setor, com quem vai usar de verdade, não com o gerente que vai repassar depois. Depois da virada, os primeiros dias com acompanhamento próximo.

Quanto tempo leva

Depende muito mais do tamanho da operação e da quantidade de desenvolvimento sob medida do que do número de telas. Uma configuração em cima do que já existe costuma ficar pronta em algumas semanas. Com desenvolvimento específico e migração de histórico grande, leva mais.

O que não deve acontecer é você descobrir o prazo depois de assinar. Prazo por etapa vai na proposta, por escrito.

A época do ano importa, e muito

Ninguém troca de sistema no pico da operação. Para cerealista, não é na safra. Para varejo, não é em novembro. Para escritório contábil, não é em fevereiro.

Escolher a janela certa é metade da tranquilidade da virada, e é uma das primeiras coisas que a gente pergunta no diagnóstico. Se um fornecedor não pergunta isso, ele não está pensando na sua operação.

O que você precisa fazer do seu lado

Essa parte quase nunca é dita, e ela define o resultado tanto quanto o trabalho do fornecedor.

• Escolha alguém de dentro para acompanhar. Não precisa ser de TI. Precisa ser quem conhece o processo e tem autonomia para decidir.
• Limpe os cadastros antes. Cliente duplicado, produto que não existe mais, fornecedor inativo. Migrar sujeira só muda a sujeira de lugar.
• Libere a equipe para o treinamento. Treinamento feito nos quinze minutos entre um atendimento e outro não pega.
• Aceite um mês de produtividade menor. Ela volta, e volta mais alta. Mas vai cair primeiro, e fingir que não vai só gera frustração.

O sinal de que deu certo

Não é a equipe elogiar o sistema novo. É a equipe parar de falar dele.

Quando o sistema vira infraestrutura, invisível, e as conversas voltam a ser sobre o negócio em vez de sobre a ferramenta, a migração funcionou. Isso costuma levar de quatro a oito semanas depois da virada.

Se a sua operação é do agro, a janela e os módulos têm particularidades que vale conhecer antes: estão detalhados na página de sistema de gestão para o agronegócio. E se a dúvida ainda é sobre investimento, explicamos a formação do preço em quanto custa um sistema de gestão.

Perguntas frequentes