Sistema para escritório de advocacia: o que precisa ter

Sexta-feira, fim de tarde. Um sócio pergunta se o cliente daquela ação trabalhista já pagou a parcela do mês. A secretária abre uma planilha, depois outra, depois o extrato do banco. Enquanto isso, outro advogado quer saber quantas horas o escritório já gastou no processo de um cliente que paga por hora. Ninguém sabe ao certo. E o relatório para o cliente, que deveria ter saído na segunda, ainda não saiu.

Se essa cena parece familiar, o problema raramente é a equipe. É que a informação do escritório está espalhada: os prazos num software, os honorários numa planilha, as horas num caderno ou na memória de cada um, e o caixa no banco.

Neste artigo a gente mostra o que um sistema para escritório de advocacia precisa ter de verdade, o que costuma ser exagero e quando a solução simples ainda dá conta.

Por que escritório de advocacia tem uma gestão diferente

Um escritório parece uma empresa de serviços comum, mas tem particularidades que um sistema genérico nem sempre resolve bem:

• O prazo manda em tudo. Um prazo perdido não é só retrabalho, pode virar prejuízo para o cliente e problema sério para o escritório.
• O honorário tem várias formas. Tem contrato mensal fixo, cobrança por hora, valor por ato, êxito no fim da causa e combinações de tudo isso no mesmo cliente.
• A receita demora a chegar. O honorário de êxito pode levar anos para entrar. Enquanto isso, a folha e o aluguel vencem todo mês.
• O conhecimento fica nas pessoas. Quando um advogado sai de férias, quem assume precisa achar rápido o histórico do caso, os documentos e o que foi combinado com o cliente.

Por isso, a pergunta certa não é "qual sistema jurídico tem mais funções?", e sim "qual sistema junta o operacional e o financeiro do meu escritório num lugar só?".

O que um sistema para escritório de advocacia precisa ter

Cadastro único de clientes e casos

Tudo começa aqui. O cliente precisa ter um cadastro só, com os casos ligados a ele, os contratos de honorários, os documentos e o histórico de contato. Parece óbvio, mas é comum encontrar o mesmo cliente cadastrado três vezes, com telefones diferentes, porque cada área do escritório mantém a sua lista.

Com o cadastro único, a pergunta "quanto esse cliente já pagou e quanto ainda deve?" tem uma resposta só.

Controle de prazos e tarefas

O sistema precisa mostrar, para cada advogado, o que vence hoje, nesta semana e no mês. E precisa deixar claro quem é o responsável por cada tarefa. Prazo sem dono é o tipo de coisa que todo mundo acha que outro está vendo.

Muitos escritórios já usam um serviço de captura de publicações ou um software processual. Nesse caso, o sistema de gestão não precisa substituir essa ferramenta. Ele pode receber os dados dela, para que o prazo, o caso e o cliente fiquem ligados. Se a sua dúvida é justamente como fazer ferramentas diferentes trabalharem juntas, a gente explicou em sistemas que não conversam: como integrar a empresa.

Contratos de honorários e faturamento

Aqui mora boa parte do dinheiro que escapa. O sistema precisa entender as diferentes formas de cobrança:

• Mensal fixo: gera a cobrança todo mês, com reajuste na data combinada.
• Por hora: puxa as horas lançadas no caso e monta a fatura com o detalhamento que o cliente pede.
• Por ato ou etapa: cobra quando a etapa é cumprida, sem depender de alguém lembrar.
• Êxito: registra o percentual combinado e avisa quando o caso tem decisão, para o valor não ficar esquecido.

Faça uma conta simples com o seu escritório: quantas horas por mês a equipe trabalha em casos cobrados por hora, e quantas dessas horas viram fatura? Se você não consegue responder, provavelmente parte do trabalho está sendo feita de graça.

Lançamento de horas fácil de usar

Nenhum advogado gosta de lançar horas. Se o lançamento for chato, ele fica para o fim da semana, e aí vira estimativa. O sistema precisa permitir lançar rápido, pelo computador ou pelo celular, ligado ao caso e à atividade.

Mesmo quem não cobra por hora ganha com isso. Saber quanto tempo cada tipo de caso consome ajuda a precificar melhor o próximo contrato de valor fixo.

Financeiro com visão por cliente, por área e por sócio

O financeiro do escritório precisa responder perguntas que o extrato do banco não responde: qual área dá mais resultado? Qual cliente atrasa sempre? Quanto entra de honorário fixo por mês, e quanto depende de êxito?

Essa última conta é importante para o caixa. Se a maior parte da receita depende de êxito, o escritório precisa de uma reserva maior para atravessar os meses magros. O controle de quem atrasa também ajuda a agir cedo, assunto que a gente detalhou em inadimplência: como reduzir sem perder o cliente.

Se o escritório divide resultado entre sócios ou paga participação a advogados associados, o sistema precisa calcular isso a partir do que entrou de verdade, e não do que foi faturado.

Proteção de dados e controle de acesso

O escritório guarda informações delicadas: documentos pessoais, contratos, às vezes dados de saúde ou financeiros de clientes e de terceiros. Isso pede controle de quem acessa o quê, registro dos acessos, backup e cuidado com onde os dados ficam guardados.

O estagiário precisa ver tudo? O financeiro precisa abrir as peças? Um bom sistema permite definir isso por perfil. Para entender o que a LGPD pede de forma geral, veja LGPD na pequena empresa: o que o seu sistema precisa ter. As regras específicas da advocacia, incluindo o sigilo profissional, devem ser confirmadas com quem cuida da conformidade do escritório.

O que costuma ser exagero

Na hora de escolher, é fácil se encantar com funções que o escritório nunca vai usar. Antes de pagar por um pacote completo, pergunte:

• Você realmente vai usar o módulo de marketing jurídico do sistema, ou já tem outra ferramenta para isso?
• Precisa de dez tipos de relatório, ou de três que sejam confiáveis?
• O escritório tem cinco pessoas e o sistema foi pensado para quinhentas?

Sistema grande demais tem custo alto e uma curva de aprendizado que faz a equipe voltar para a planilha. Se essa dúvida entre pacote pronto e solução ajustada está na sua mesa, leia ERP pronto ou sistema sob medida: qual escolher.

Quando a planilha ainda serve

Um advogado que trabalha sozinho, com poucos clientes e honorário mensal fixo, pode se organizar muito bem com uma boa agenda, o software de publicações e uma planilha de recebimentos. Não há vergonha nenhuma nisso.

O limite aparece quando o escritório cresce. Entram mais advogados, cada um com o seu jeito de anotar as coisas. Aparecem contratos por hora e por êxito. O fechamento do mês passa a levar dias, e a reunião de sócios vira uma discussão sobre qual planilha está certa. Nesse ponto, o problema não é falta de organização, é falta de um lugar único onde os dados já estejam.

Como a VEC trabalha

O SGVEC tem módulos prontos de financeiro, cadastro, contratos e relatórios. Você liga só o que usa, sem pacote obrigatório. O que for específico do seu escritório, como uma regra de rateio entre sócios ou um modelo de fatura para cliente que paga por hora, o time desenvolve, com escopo, prazo e valor aprovados antes.

O processo começa por um diagnóstico: a gente entende como o escritório funciona hoje, onde estão os dados e o que mais toma tempo. Depois vem a proposta por escrito, a configuração com migração dos dados, o treinamento da equipe e o suporte com quem conhece a sua configuração. Os dados ficam hospedados no Brasil, com backup diário, e podem ser exportados se um dia você decidir sair. Conheça mais na página sobre a VEC.

Se o seu escritório quer parar de procurar informação em cinco lugares diferentes, peça uma demonstração. A gente olha como está a sua organização hoje e mostra, com franqueza, o que um sistema resolveria e o que não precisa mudar.

Perguntas frequentes