Controle de diesel na fazenda: como saber para onde vai

Plantio na reta final, máquina rodando o dia inteiro e o caminhão-tanque passando mais vezes do que você gostaria. Aí chega a nota do diesel e bate aquela dúvida: será que a gente gastou tudo isso mesmo?

Em muita fazenda, o diesel é a despesa que mais aparece e a que menos se controla. Entra no tanque, sai pela bomba e vira um número no financeiro. Ninguém sabe dizer quanto foi para cada trator, quanto foi para cada talhão, nem se o tanque tem hoje o que deveria ter.

Neste artigo a gente mostra como montar um controle de diesel simples, que você consiga manter no meio da safra, e o que fazer com os números depois.

Por que o diesel some sem ninguém perceber

Nem sempre é desvio. Na maioria das vezes, o diesel "some" por falta de registro. Alguns cenários comuns:

• Abastecimento sem anotação. O operador estava com pressa, encheu o tanque da máquina e foi embora. Depois ninguém lembra quantos litros foram.
• Bomba sem medidor confiável. O registro existe, mas o número que entra nele é uma estimativa.
• Vários tanques, nenhum saldo. Tanque da sede, tanque de apoio no campo, galão na caminhonete. Cada um com uma conta diferente, ou sem conta nenhuma.
• Vazamento. Mangueira, bico, registro mal fechado. Pouco por dia vira muito na safra.
• Diesel usado fora da operação. Gerador, caminhonete, máquina de um vizinho que pediu emprestado. Tudo legítimo, mas se não for anotado, parece perda.

E sim, às vezes é desvio mesmo. O ponto é que, sem controle, você não consegue diferenciar uma coisa da outra. E aí qualquer suspeita vira briga, porque não tem número para mostrar.

Os três números que você precisa ter

Um bom controle de diesel se apoia em três números. Se você tiver os três, consegue responder quase qualquer pergunta.

1. O que entrou

Cada compra de diesel com a nota: data, litros, preço por litro e em qual tanque foi descarregado. Isso você provavelmente já tem, porque a nota chega no financeiro. O que costuma faltar é dizer em qual tanque.

2. O que saiu

Cada abastecimento de máquina, com cinco informações:

• data;
• máquina;
• horímetro (ou quilometragem, no caso de veículo);
• litros;
• quem abasteceu.

Se der, acrescente a operação e o talhão onde a máquina vai trabalhar. Isso é o que liga o diesel ao custo de produção.

3. O que tem no tanque

De tempos em tempos, meça o tanque. Pode ser com régua, com o medidor da bomba ou com o método que o seu tanque permitir. O importante é medir sempre do mesmo jeito e na mesma frequência, por exemplo toda semana na safra e todo mês na entressafra.

A conferência: saldo esperado contra saldo real

Com os três números, a conta é simples:

Saldo anterior + entradas − saídas registradas = saldo esperado.

Depois, compare o saldo esperado com o que você mediu no tanque. Os números abaixo são só de exemplo, para mostrar o caminho.

Digamos que a medição da semana passada deu 3.000 litros. Nessa semana entrou um caminhão com 5.000 litros, e os registros de abastecimento somam 6.200 litros. O saldo esperado é 3.000 + 5.000 − 6.200 = 1.800 litros. Se a medição de hoje deu 1.500 litros, tem 300 litros que ninguém sabe onde foram.

Uma diferença pequena pode ser imprecisão da medição. Uma diferença que se repete toda semana, ou que cresce, merece atenção. Comece pelo mais simples: tem abastecimento que não foi anotado? Tem vazamento? A bomba está medindo certo? Só depois parta para outras hipóteses.

Consumo por máquina: o número que mais ensina

O controle do tanque mostra se o diesel está batendo no total. O consumo por máquina mostra onde ele está indo.

Para calcular, pegue dois abastecimentos seguidos da mesma máquina. Divida os litros do segundo abastecimento pelas horas trabalhadas entre um e outro (a diferença de horímetro). Esse é o consumo em litros por hora daquele período.

Com o tempo, cada máquina ganha um histórico. E o histórico é o seu melhor parâmetro, melhor do que qualquer número de catálogo, porque considera o seu solo, o seu implemento e o seu jeito de trabalhar.

Quando o litro por hora de uma máquina sai muito do padrão dela, pode ser:

• operação diferente, como trocar de grade para plantio, o que é normal;
• máquina precisando de manutenção, como filtro sujo, bico com problema ou pneu com calibragem errada;
• horímetro anotado errado, que é mais comum do que parece;
• diesel que não foi para aquela máquina.

Repare que só a última opção é problema de gente. As outras são informação valiosa sobre a frota. Muitas vezes é o consumo subindo que avisa que a máquina vai precisar de oficina antes de ela quebrar no meio da colheita.

E esse consumo entra direto na conta de quanto custa cada hora do trator. Se você ainda não fez essa conta, vale ler custo da hora-máquina: como calcular na sua fazenda. O diesel costuma ser a parte mais fácil de medir dessa conta, desde que o registro exista.

Do diesel ao custo do talhão

Se o abastecimento traz a operação e o talhão, você consegue somar quanto diesel cada área consumiu na safra. Dividindo pelos hectares, tem o diesel por hectare de cada talhão.

Quando não dá para anotar o talhão no abastecimento, porque a máquina enche o tanque e trabalha em várias áreas, use as horas. Se o apontamento do campo diz quantas horas a máquina passou em cada talhão, o diesel daquele período pode ser dividido na mesma proporção.

Esse número é uma das peças do custo por talhão. E costuma surpreender: talhão mais longe da sede, mais declivoso ou com mais reentradas de pulverização pode gastar bem mais diesel por hectare do que parece.

Erros que estragam o controle

• Anotar no fim do dia, de memória. O registro precisa ser feito na hora do abastecimento, na bomba. Um caderno amarrado na bomba ou um formulário no celular resolve.
• Esquecer o horímetro. Sem ele, não tem como calcular consumo por máquina. É a informação que mais falta.
• Não registrar o diesel "pequeno". O galão para o gerador, o abastecimento da caminhonete. Somado, faz diferença no saldo.
• Medir o tanque de jeitos diferentes. Uma semana na régua, outra no olho. Aí a diferença vira ruído.
• Ter o controle e nunca olhar. Registro que ninguém confere vira só papel. Reserve um horário fixo para fechar o saldo.

Quando o caderno ainda serve

Se a fazenda tem um tanque, duas ou três máquinas e o próprio dono abastece, um caderno na bomba e uma planilha simples dão conta. Uma linha por abastecimento, uma por compra e uma medição por semana.

O caderno começa a falhar quando a operação cresce. São vários tanques, vários operadores, máquina própria e terceirizada, caminhão de comboio levando diesel para o campo. As folhas molham, alguém esquece de passar para a planilha, e no fim do mês o número não fecha e ninguém sabe por quê. Nesse ponto, o controle de diesel é um dos itens que mais pesam na escolha de um sistema de gestão para o agro.

Como a VEC trabalha

O SGVEC tem estoque, compras e financeiro prontos, e na versão para o agro o diesel é tratado como um insumo com estoque próprio, por tanque. A nota de compra dá entrada, o abastecimento dá saída para a máquina e para o talhão, e a medição do tanque mostra na hora se o saldo bate. O consumo por máquina sai do próprio registro, sem conta paralela. Se a sua fazenda tem um jeito próprio de abastecer, como comboio no campo ou posto terceirizado, o time ajusta, com escopo, prazo e valor aprovados antes. Veja mais em sistemas para o agronegócio.

Se a última nota de diesel deixou a dúvida de para onde foi tanto combustível, peça uma demonstração. A gente olha como a sua fazenda abastece hoje e mostra, com franqueza, o que dá para organizar antes da colheita.

Perguntas frequentes