13º salário: como pagar sem apertar o caixa da empresa

Todo ano é a mesma coisa. Chega outubro, alguém lembra que o 13º está logo ali, e começa a correria: olhar o extrato, ver o que dá para adiar, ligar para o cliente que está atrasado. O 13º não é surpresa. Ele está na lei, tem data e tem valor previsível. Mesmo assim, é comum ele apertar o caixa de muita empresa pequena e média.

O motivo quase nunca é falta de dinheiro no ano. É falta de enxergar, com antecedência, quanto vai sair e quando. Neste artigo a gente mostra como fazer essa conta, o que fazer agora se o planejamento não foi feito e como evitar o susto no ano que vem.

Por que o 13º aperta tanto o caixa

O 13º chega junto com várias outras coisas. Em novembro e dezembro a empresa paga a folha normal, as férias coletivas de quem tira no fim de ano, os impostos do mês e, em muitos setores, ainda faz compras maiores para o movimento de dezembro ou para o começo do ano seguinte.

Ao mesmo tempo, a entrada de dinheiro nem sempre acompanha. Cliente que paga a prazo empurra o pagamento para janeiro. No agro, a receita depende da safra, que nem sempre cai no fim do ano. Resultado: um mês com saída dobrada e entrada normal, ou até menor.

E tem um detalhe que pega muita gente. O dono olha o faturamento do ano, vê que foi bom e acha que o 13º está garantido. Só que faturamento não é dinheiro no caixa, e muito menos lucro. Se essa diferença ainda gera confusão, vale ler faturamento não é lucro: as 3 contas que todo dono confunde.

A conta do valor real

O primeiro passo é saber quanto vai sair. E aqui o erro mais comum é somar só os salários.

O que entra na conta

• O salário de cada funcionário, proporcional aos meses trabalhados no ano. Quem entrou em junho, por exemplo, recebe a parte proporcional, não o valor cheio;
• médias de horas extras, comissões e adicionais, que em geral entram no cálculo de quem recebe esses valores com frequência;
• os encargos da empresa, como o FGTS e, dependendo do regime tributário, a contribuição previdenciária patronal.

As regras de cálculo de médias e de encargos mudam conforme o enquadramento da empresa e a convenção coletiva da categoria. Por isso, a melhor fonte para o número final é o seu contador ou o departamento pessoal. O que você precisa é ter esse número cedo, não na véspera.

Uma conta simples para fazer hoje

Pegue a folha de um mês normal, só os salários. Agora imagine que ela seja de R$ 40 mil, só para ilustrar. O 13º, sem contar médias e encargos, fica perto desse mesmo valor. Somando os encargos, o desembolso total sobe. E ele se divide em duas datas: a primeira parcela até o fim de novembro e a segunda até 20 de dezembro, pela regra geral.

Agora junte isso à folha normal de novembro e de dezembro. Nesse exemplo, só com pessoal, saem quase três folhas em dois meses. Faça a mesma conta com os números da sua empresa e compare com o saldo que você espera ter. É essa comparação que mostra se vai faltar.

Se o 13º deste ano ainda não está garantido

Se você fez a conta e o dinheiro não fecha, ainda dá para agir. Quanto antes, mais opções.

Antecipe o que dá para receber

Olhe a lista de contas a receber de novembro e dezembro. Tem cliente atrasado? Cobre agora, não em dezembro, quando todo mundo está apertado. Tem venda a prazo que pode receber um desconto pequeno para pagar antes? Às vezes compensa.

Segure o que dá para adiar

Compras de estoque que não são urgentes, investimentos que podem esperar janeiro, contratos que dá para renegociar o vencimento. Não é para atrasar fornecedor, é para reorganizar datas com conversa antes.

Use crédito só como último recurso

Empréstimo e antecipação de recebíveis existem e podem salvar o mês. Mas eles têm custo, e esse custo vira hábito fácil. Se a empresa precisa de crédito todo fim de ano para pagar o 13º, o problema não é o 13º, é o planejamento do ano inteiro.

Como não passar por isso no ano que vem

A solução mais simples é tratar o 13º como uma conta mensal, e não anual.

Separe um pouco todo mês

Divida o valor estimado do 13º, com encargos, por doze. Esse é o valor que deveria ir para uma reserva todo mês, de janeiro a dezembro. Muitas empresas fazem isso com férias também, já que elas seguem a mesma lógica: despesa certa, data conhecida.

Lance como provisão no financeiro

Se a reserva fica só na cabeça do dono, ela some no primeiro mês apertado. Lançar a provisão no sistema financeiro deixa o valor visível no fluxo de caixa. Assim, quando alguém olha o saldo de março, já vê que parte daquele dinheiro tem destino.

Acompanhe o fluxo de caixa projetado

O extrato mostra o passado. O que ajuda a decidir é o saldo projetado, com tudo o que vai entrar e sair nos próximos meses. Com isso na tela, o 13º deixa de ser susto e vira mais uma linha prevista.

Quando a planilha ainda serve

Para uma empresa com poucos funcionários e poucas contas, uma planilha bem cuidada resolve. Uma aba com a folha, outra com o que entra e sai por mês, e uma linha para a reserva do 13º. Funciona.

O problema começa quando a planilha depende de uma pessoa só para atualizar, quando os lançamentos ficam atrasados e quando ninguém confia mais no saldo que ela mostra. Aí o fluxo de caixa vira um retrato velho, e o 13º volta a ser surpresa. Se isso já acontece na sua empresa, veja quando trocar a planilha por um sistema de gestão.

O que muda com o caixa sob controle

Quando contas a pagar, contas a receber e folha estão no mesmo lugar, a pergunta "vai dar para pagar o 13º?" tem resposta em poucos minutos, e em agosto, não em novembro. Dá tempo de cobrar com calma, de negociar prazo com fornecedor e de decidir sem pressão.

Na VEC, o módulo financeiro do SGVEC já traz contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa projetado. Você liga só o que usa e, se a sua operação precisa de algo específico, a gente desenvolve em cima. Se quiser ver como ficaria o seu fim de ano com isso, peça uma demonstração.

Perguntas frequentes