Reforma tributária: o que o seu sistema precisa fazer agora

Tem uma forma bem desagradável de descobrir que o seu sistema não se adequou à reforma tributária: a nota é rejeitada pela Sefaz e a mercadoria não sai. Não é multa, não é aviso, não é notificação para resolver depois. É o faturamento parado no meio do expediente.

E diferente da maior parte das mudanças fiscais, essa não acontece numa data só. Ela está acontecendo em etapas, desde agosto, e a próxima cai em dezembro.

Este texto é sobre a parte que é responsabilidade do software — o que exigir de quem cuida do seu sistema, e como saber se você está coberto. A parte de enquadramento e alíquota continua sendo conversa com o seu contador.

O que realmente mudou em 2026

Existe uma confusão que custa caro, então vale separar as duas coisas.

2026 é ano de teste. As alíquotas são simbólicas: 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, 1% no total. E as empresas que cumprem as obrigações acessórias ficam dispensadas de recolher esse valor neste ano.

Só que dispensa de recolher não é dispensa de informar. É exatamente o contrário: a dispensa existe porque você informa. O governo não está querendo o dinheiro agora, está querendo que todo mundo chegue em 2027 com os sistemas emitindo documento no formato novo.

Por isso a obrigação de destacar CBS e IBS no documento fiscal é real, mesmo com o imposto zerado na prática. E o não cumprimento não gera cobrança de tributo — gera rejeição do documento.

O calendário, por tipo de documento

Essa é a parte que quase ninguém sabe que existe. A obrigatoriedade foi dividida em lotes pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 31 de julho de 2026. Veja em qual deles a sua empresa está:

Já valendo desde 3 de agosto de 2026: NF-e (modelo 55), NFC-e (modelo 65), CT-e, CT-e OS, MDF-e, NF3e e outros. Ou seja: se a sua empresa vende mercadoria ou transporta carga, o seu prazo já passou.

Desde 1º de outubro de 2026: NFCom, a NFS-e da maior parte dos serviços sujeitos ao ISS e a DIR. Esse lote entrou há poucos dias.

A partir de 1º de dezembro de 2026: NFS-e de plataformas digitais, software, processamento de dados e data centers, transporte municipal, locação de imóveis e de bens móveis, condomínios e os demais serviços que não entraram antes. Também BP-e aéreo e semiurbano, NFGas, NFAg e NF-e ABI.

A partir de 1º de janeiro de 2027: os optantes do Simples Nacional passam a ser obrigados a emitir os documentos previstos no ato. Entram junto a Duimp e a NF-e de operações monofásicas e de importação de bens materiais.

Repare na última linha, porque é a que mais gente vai ser pega de surpresa: quem é do Simples ainda tem um fôlego, mas ele acaba na virada do ano — no meio das festas, com todo mundo de férias e suporte reduzido em qualquer fornecedor de software do país.

O que acontece se o sistema não estiver pronto

O documento fiscal eletrônico sem as informações dos novos tributos é rejeitado.

Vale repetir porque a diferença é grande: rejeitado não é "aceito com pendência", não é "corrige depois". É a nota não existindo. Na prática, dependendo do seu negócio: o caminhão não sai, o cliente não recebe, o serviço não é faturado naquele dia.

O prazo que o Comitê Gestor deu para as empresas adequarem os sistemas de emissão terminou em 31 de julho de 2026. Quem está rodando com software parado desde antes disso não tem mais prazo correndo a favor.

As seis perguntas para fazer ao seu fornecedor hoje

Mande por escrito, de preferência por e-mail, e guarde a resposta. Isso vale mais que qualquer promessa por telefone.

• O sistema já emite com destaque de CBS e IBS? Se a resposta tiver "está em desenvolvimento", pergunte a data.
• Qual versão eu estou usando, e ela é a que tem isso? Muita empresa tem a atualização disponível e não instalou.
• A atualização está inclusa ou vai ser cobrada à parte? Melhor descobrir agora do que na nota.
• Quais documentos meu sistema emite, e em qual lote cada um está? Empresa que vende e presta serviço tem duas datas diferentes.
• O que eu preciso revisar no meu cadastro? Nenhum sistema adivinha classificação de produto — essa parte é sua, e dá trabalho.
• Se a nota for rejeitada, qual o caminho de suporte no mesmo dia? Pergunta chata, e é a única que importa quando acontece.

A parte que não é culpa do software

Para ser justo com quem desenvolve: metade dos problemas de rejeição não vem do sistema, vem do cadastro.

Produto com classificação errada, item sem a informação obrigatória, cadastro de cliente incompleto, operação lançada com a natureza errada. O sistema novo só torna visível um cadastro que já estava bagunçado — e quanto mais antiga a empresa, mais entulho tem ali dentro.

Se você vai mexer nisso, aproveite para fazer os dois ao mesmo tempo: atualizar o sistema e revisar o cadastro dos itens que você realmente movimenta. Não precisa ser o catálogo inteiro. Comece pelos cinquenta produtos ou serviços que respondem pela maior parte do seu faturamento.

E se o seu fornecedor estiver em silêncio

Esse é o sinal que eu olharia com mais atenção.

Mudança dessa dimensão é o tipo de coisa que um fornecedor ativo comunica sem você pedir: aviso dentro do sistema, e-mail, um material explicando o que vem pela frente. Se até agora não chegou nada, e você só ficou sabendo por um texto na internet, a pergunta deixou de ser sobre a reforma.

Não é motivo para trocar de sistema no meio de uma transição fiscal — trocar agora é justamente o pior momento. Mas é motivo para fazer as seis perguntas por escrito esta semana e ver o que volta. Se não voltar nada, aí sim vale planejar a saída com calma, para depois que a poeira baixar. Escrevi sobre como decidir isso sem se precipitar em vale a pena trocar de sistema de gestão, e sobre como migrar sem parar a empresa em trocar de sistema sem parar a operação.

As datas e os valores deste texto valem para outubro de 2026 e vêm das publicações da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS. Cronograma de transição muda, então confirme o seu caso específico com o seu contador antes de decidir qualquer coisa.

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