Sistema de gestão no celular: o que dá para fazer

Você está na fila do banco, ou parado no trânsito, e o fornecedor liga perguntando se o pedido foi aprovado. O pedido está no sistema. O sistema está no computador do escritório. E o escritório está a 20 minutos dali.

Ou então: o vendedor está na frente do cliente e precisa saber se tem a mercadoria em estoque. Liga para a empresa, alguém para o que está fazendo, abre o sistema, procura, retorna a ligação. Cinco minutos para uma pergunta de cinco segundos.

Ter o sistema de gestão no celular resolve boa parte disso. Mas não tudo. Neste artigo a gente separa o que vale fazer pelo telefone, o que é melhor deixar no computador e quais cuidados tomar antes de liberar o acesso para a equipe.

Por que o celular virou parte da gestão

O dono de pequena e média empresa raramente passa o dia sentado na mesa. Ele está visitando cliente, resolvendo coisa no banco, na obra, na loja, na lavoura. As decisões, porém, não esperam ele voltar.

Ao mesmo tempo, muita gente da equipe também trabalha fora: vendedor externo, técnico de campo, motorista, quem cuida da máquina na fazenda. Se essas pessoas só conseguem registrar o que fizeram quando voltam ao escritório, duas coisas acontecem. O registro atrasa. E, pior, ele é feito de memória, no fim do dia, quando metade dos detalhes já se perdeu.

É aí que aparecem os "sistemas paralelos": o grupo de mensagens onde alguém manda a foto da nota, o caderninho no carro, a planilha no celular do vendedor. Cada um desses é um lugar a mais para a informação se esconder, o mesmo problema que a gente descreveu em sistemas que não conversam: como integrar a empresa.

O que vale fazer pelo celular

A regra prática é simples: o celular é ótimo para consultar, aprovar e registrar na hora. Tarefas curtas, que levam menos de um minuto e que perdem valor se esperarem.

Consultar

• Saldo e contas do dia: quanto tem no caixa, o que vence hoje, quem pagou.
• Estoque: se o produto tem, quanto tem e em qual local.
• Pedido e cliente: situação de um pedido, histórico de compras, se o cliente está em dia.
• Indicadores: um painel com os números que você acompanha toda semana, sem esperar alguém montar relatório.

Aprovar

Pedido de compra, desconto acima do limite, pagamento fora do comum. Se o fluxo de aprovação está no sistema, o gestor aprova de onde estiver e o processo não fica parado na mesa dele. Repare que isso só funciona se a aprovação já existir como etapa no sistema. Se hoje ela é "manda no WhatsApp que eu vejo", o celular só vai mudar o aplicativo da bagunça.

Registrar na hora

Aqui está o ganho mais subestimado. Lançar no momento em que a coisa acontece é o que deixa o dado confiável:

• o vendedor fecha o pedido na frente do cliente;
• o técnico registra o serviço e as peças usadas ao terminar;
• o operador lança o abastecimento na bomba, com o horímetro, como a gente mostrou em controle de diesel na fazenda;
• quem paga uma despesa pequena tira a foto do comprovante e lança na hora, sem juntar papel no bolso.

Cada lançamento feito na hora é um lançamento a menos para "acertar" no fechamento do mês.

O que é melhor deixar no computador

Nem tudo cabe numa tela de seis polegadas, e tudo bem. Algumas tarefas pedem tela grande, teclado e atenção:

• Conciliação bancária e fechamento: muitas linhas, muita comparação lado a lado.
• Cadastros grandes: produto com dezenas de campos, tabela de preço, importação de planilha.
• Relatórios detalhados e análises: dá para olhar um resumo no celular, mas a análise que decide o orçamento do ano é melhor no computador.
• Configuração do sistema: regras fiscais, permissões, parâmetros. Erro aqui afeta todo mundo.

Querer fazer tudo pelo celular costuma gerar o efeito contrário: a pessoa erra porque não enxerga direito, desiste no meio e termina depois no computador. O objetivo não é trocar o computador pelo telefone. É tirar do computador o que não precisava estar preso nele.

Aplicativo ou navegador?

Essa é uma dúvida comum. Em sistemas na nuvem, normalmente o acesso pelo celular pode ser feito de duas formas.

Pelo navegador do telefone. Não precisa instalar nada. Funciona bem para quem consulta e aprova de vez em quando, como o dono e os gestores. A tela precisa estar adaptada para celular, senão vira um exercício de dar zoom e arrastar.

Por um aplicativo ou uma tela própria para o campo. Faz mais sentido quando a pessoa lança dados o dia inteiro, com poucos campos e botões grandes. O vendedor que tira vinte pedidos por dia, o técnico que registra cinco serviços, o operador que abastece várias máquinas. Para eles, cada toque a mais pesa.

A pergunta certa não é "tem aplicativo?", e sim "a tela que a minha equipe vai usar no campo é simples o bastante para ser usada na correria?". Se a resposta for não, o pessoal volta para o caderninho.

Se você ainda está decidindo onde o sistema vai rodar, vale ler sistema na nuvem ou servidor local: qual escolher. O acesso pelo celular é muito mais simples quando o sistema já está na nuvem.

Cuidados de segurança antes de liberar o acesso

Celular se perde, é roubado, fica na mesa do restaurante, é emprestado para o filho jogar. Antes de colocar o sistema da empresa no telefone de todo mundo, alguns cuidados são obrigatórios.

Um usuário para cada pessoa

Nada de login compartilhado do tipo "vendas@" que cinco pessoas usam. Cada um precisa ter o próprio usuário. Assim você sabe quem lançou o quê e consegue cortar o acesso de uma pessoa sem atrapalhar as outras.

Permissão só para o que a pessoa faz

O vendedor externo precisa ver estoque e lançar pedido. Ele precisa ver o saldo bancário da empresa? Provavelmente não. Quanto menos coisa um usuário enxerga, menor o estrago se o aparelho cair em mãos erradas. Isso conversa direto com o que a gente explicou sobre LGPD na pequena empresa, já que dado de cliente no celular também é dado pessoal que precisa ser protegido.

Bloqueio de tela e senha forte

Parece óbvio, mas muita gente usa o celular sem bloqueio nenhum. Se o sistema fica logado no telefone, o bloqueio de tela é a única porta. Combine com a equipe que isso é regra, não sugestão.

Plano para quando alguém sai ou perde o aparelho

Defina antes quem corta o acesso e quanto tempo isso leva. O ideal é que seja na hora: a pessoa saiu da empresa ou avisou que perdeu o celular, o usuário é bloqueado no mesmo dia. Em sistema na nuvem, isso costuma ser feito no próprio painel, sem precisar recuperar o aparelho.

E quando a internet não ajuda?

Para quem trabalha na cidade, sinal raramente é problema. No campo, na estrada ou em galpão de estrutura metálica, é outra história.

Sistema na nuvem depende de conexão para gravar o lançamento. Se o funcionário está sem sinal, a informação não chega na hora. Antes de escolher, pergunte ao fornecedor como o sistema lida com isso e teste na prática, no lugar onde a equipe realmente trabalha. Enquanto não houver solução, o combinado mais simples funciona: anotar e lançar assim que o sinal voltar, no mesmo dia, nunca deixar para a semana seguinte.

Quando o celular ainda não é prioridade

Seja honesto com você mesmo. Se a sua empresa é pequena, todo mundo trabalha no mesmo espaço e o dono está quase sempre no escritório, o acesso pelo celular é um conforto, não uma necessidade. Vale mais a pena primeiro organizar o básico: cadastro limpo, financeiro em dia, estoque que bate.

Outro ponto: celular não conserta processo ruim. Se ninguém lança no computador hoje, não vai passar a lançar porque agora dá para fazer pelo telefone. Primeiro o processo, depois a ferramenta.

Como a VEC ajuda

O SGVEC roda na nuvem, com hospedagem no Brasil e backup diário, e pode ser acessado do escritório, de casa ou do celular. Como a plataforma tem módulos prontos de financeiro, estoque, compras, vendas e relatórios, o que a equipe lança no campo cai no mesmo lugar que o escritório usa, sem planilha no meio. Cada usuário tem o próprio acesso, com permissão para o que faz.

Se a sua operação precisa de uma tela específica para o campo, como lançamento de abastecimento, visita técnica ou pedido do vendedor externo, o time desenvolve, com escopo, prazo e valor aprovados antes. Para quem é do agro, dá uma olhada em como a gente trabalha com sistemas para o agronegócio.

Se hoje a informação da sua equipe chega pelo grupo de mensagens e alguém digita tudo de novo no escritório, peça uma demonstração. A gente olha como o trabalho acontece fora da empresa e mostra, com franqueza, o que faz sentido levar para o celular e o que é melhor deixar como está.

Perguntas frequentes